Vis ett enkelt innlegg
  #6  
Gammel 3/11-2008, 20:27
aju sin avatar
aju aju er offline
Medlem
 

Standard Re: Foreningsstøtte - når?

Hei, vi har ikke lovet utbetaling i oktober. I FAQen vår skriver vi når det vanligvis tidligere har blitt gjennomført, og det står også, såvidt jeg kan huske, på toppen at tidsfrister og tidspunkter vil variere fra år til år. Alle som har ringt eller sendt e-post om dette har også fått beskjed om at tildeling vil skje i overgangen oktober/november.

For å klargjøre, grunnen til at vi venter såpass lenge er todelt. Foreninger som melder seg inn etter tildelinga skjer, får ikke etableringsstøtte det året. I tillegg er vi avhengig av å få medlemslister og lignende i havn, noe som i år har vært ekstremt vanskelig. Skulle vi fulgt tidsfristen vi satte, ville vi hatt omtrent 40 foreninger i Hyperion og ca 3.000 medlemmer. Nå har vi fått inn lister fra omtrent 100 foreninger og til sammen ca 11.000 medlemmer. Beklageligvis førte den sene sluttstreken for innsamling av medlemslister til at Landstinget begynte "rett etterpå", noe som gjorde at vi måtte vente litt lenger.

Alle foreninger i Hyperion har blitt ringt en god del ganger i år, både i forbindelse med innlevering av medlemslister (med unntak av de som var svært flinke og leverte innen den opprinnelige tidsfristen) samt at alle foreninger som kan sende delegater til Landstinget har blitt ringt svært mange ganger. De som ringte fra Hyperion (Arbeidsutvalget) kunne da besvare det folk lurte på, og vi besvarte jammen mange spørsmål om det meste .

I perioden før Landstinget har vi bare fokus på Landstinget. Vi jobber hardt med å få mange foreninger til å komme, og det er mye praktisk som må løses. I denne perioden sendes det e-poster til styrer om at de må melde på delegater og anenn info, og vi valgte å ikke fylle e-postene med mer informasjon enn det (f.eks. om Fantasinatta, prosjektstøtte, foreningsstøtte, osv osv) da dette av erfaring ikke blir lest.

Vi har innenfor regelverket vårt plikt til å dele ut innen desember, og vi skal nok dele ut ganske mye tidligere enn det. Siden det blir en ny generalsekretær som tar over fra 1/1 2009, skal jeg og Natalie (påtroppende generalsekretær) ta fordelinga av årets frifondmidler sammen siden det er en god erfaring å ha med seg og en god introduksjon i økonomiarbeidet.

Når det gjelder andre henvendelser, vil jeg understreke at det i perioder med mye aktivitet kan være forsinket besvarelse, men henvendelser som kommer til n4f@n4f.no har blitt besvart ifølge vår e-postlogg. Du er en av de personene som også har blitt oppringt i forbindelse med slike henvendelser. Enkelte henvendelser som har med medlemskap i Hyperion og lignende har blitt videresendt til medlemsansvarlig (som opplyst om ved innmelding), og det kan hende at noen henvendelser har forsvunnet i overlappen mellom tidligere og nye medlemsansvarlig. Vi innfører nå et e-postsystem med sporing av alle henvendelser som kommer til offisielle adresser som 'n4f' og lignende, noe som vil sikre at alle henvendelser vil bli besvart innen god tid.

Jeg vil dog understreke at jeg tok en stikkprøvekontroll på n4f-postkassa nå, og i gjennomsnitt har du fått svar på henvendelser innen tre timer av første henvendelse i en tråd. Til sammen har du fått 12 svar på e-posthenvendelser siden februar i år.

Om det er noen tilfeller av sen tilbakemelding er det selvfølgelig beklagelig, og noe Hyperion regelmessig jobber med å forbedre. Det er derimot slik at vi ikke har en stab med fulltidsansatte, og 3/5 av Arbeidsutvalget jobber bare èn dag i uka, noe som i enkelte tilfeller kan føre til noe sen tilbakemelding i f.eks. medlemssaker.
Svar med sitat